L’externalisation de la gestion de flotte mobile

Dans un monde où la connectivité mobile est au cœur des activités professionnelles, la gestion d’une flotte mobile devient un enjeu stratégique pour les entreprises. Cependant, cette tâche est souvent complexe et chronophage, impliquant la gestion des abonnements, des factures, des équipements et du support aux utilisateurs. Pour alléger cette charge et gagner en efficacité, de plus en plus d’entreprises choisissent d'externaliser la gestion de leur flotte mobile.

Ci-après pourquoi l'externalisation de cette fonction peut transformer la performance d'une organisation.

1. Qu'est-ce que l'externalisation de la gestion de flotte mobile ?

L'externalisation de la gestion de flotte mobile (ou encore gestion déléguée) consiste à confier la gestion quotidienne des téléphones mobiles, tablettes et abonnements télécoms à un prestataire externe. Ce dernier prend en charge l'administration complète de la flotte, y compris : la négociation des contrats avec les opérateurs, le suivi des consommations, l'optimisation des coûts, la gestion des incidents techniques, l’assistance et l’accompagnement des salariés utilisateurs, la logistique des équipements. Cette approche permet à l'entreprise de se libérer des tâches administratives et de se concentrer sur son cœur de métier.

2. Les avantages de l'externalisation pour votre entreprise

a) Optimisation des coûts

L'un des principaux avantages de l'externalisation est la réduction des coûts. Les experts en gestion de flotte télécom sont en mesure de repérer les erreurs dans les factures, de rationaliser les abonnements et de négocier de meilleures offres avec les opérateurs. Selon certaines études, jusqu'à 57% des factures télécoms contiennent des erreurs qui passent inaperçues. En confiant cette tâche à des professionnels, vous vous assurez de maximiser vos économies tout en évitant les dépenses inutiles.

b) Gains de temps et d’efficacité

La gestion d'une flotte mobile demande un suivi minutieux des contrats, des renouvellements, des consommations et des pannes. L'externalisation de ces tâches permet aux équipes internes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, sans être distraites par les problèmes liés aux téléphones et aux abonnements. De plus, les prestataires disposent souvent d'outils performants pour gérer ces aspects de manière plus rapide et plus efficace.

c) Amélioration du service utilisateur

Un autre avantage clé est l'amélioration de l’expérience utilisateur. Les prestataires d'externalisation garantissent des niveaux de service élevés (SLA - Service Level Agreements), ce qui se traduit par une gestion des incidents plus rapide et un support technique de qualité pour vos employés. En cas de panne, de vol ou de besoin de remplacement d'un appareil, le prestataire agit rapidement pour minimiser l'impact sur les utilisateurs.

d) Accès à des technologies de pointe

La téléphonie évolue rapidement, avec l'arrivée de technologies comme la 5G, l'e-SIM, et des solutions telles que la VoIP (Voice over IP) et l'UCaaS (Unified Communications as a Service). Externaliser la gestion de la flotte mobile permet aux entreprises de rester à la pointe de ces innovations, en bénéficiant de conseils d'experts qui suivent les tendances du marché et les nouveautés technologiques.

3. Les défis d'une gestion interne de la flotte mobile

La gestion interne d'une flotte mobile peut rapidement devenir une source de frustration pour les entreprises. Parmi les défis les plus courants :

Erreurs de facturation non détectées : les erreurs dans les factures télécoms sont fréquentes et peuvent entraîner des surcoûts importants.
Manque d'optimisation : sans une connaissance fine des offres du marché, il est difficile d’optimiser les abonnements et d’adapter les contrats aux besoins réels de l’entreprise.
Charge administrative importante : la gestion des renouvellements d’abonnements, des incidents techniques et des remplacements de matériel est souvent chronophage.
Risque de décrochage technologique : en l'absence d'une veille technologique rigoureuse, les entreprises peuvent passer à côté d'opportunités d'évolution, telles que le passage à la 5G ou l'intégration de solutions de communication unifiée.

4. Comment choisir le bon prestataire pour l'externalisation ?

Le choix du prestataire est une étape clé pour garantir le succès de l’externalisation de la gestion de votre flotte mobile. Voici quelques critères à prendre en compte :

Expérience dans la gestion de flotte télécoms : assurez-vous que le prestataire dispose d'une solide expérience dans la gestion de flottes mobiles, notamment dans votre secteur d’activité.
Réputation et références clients : consultez les retours d'autres entreprises ayant externalisé leur gestion de flotte pour évaluer la qualité du service offert.
Capacité à fournir des SLA : vérifiez que le prestataire propose des engagements contractuels clairs en matière de délais de réponse, de gestion des incidents, et de satisfaction des utilisateurs.
Expertise technologique : le prestataire doit être en mesure de suivre les évolutions du marché, de vous proposer les dernières innovations (comme les UCaaS, la 5G ou l'e-SIM), d’accompagner la transformation digitale de votre entreprise, et de vous alerter sur les changements impactants (audit fin du cuivre par exemple).
Support multi-opérateurs : il est important que le prestataire puisse travailler avec plusieurs opérateurs pour vous offrir plus de flexibilité et négocier les meilleurs tarifs.

5. Bénéfices pour les DSI et les directeurs achats

L’externalisation de la gestion de la flotte mobile est particulièrement bénéfique pour les directeurs des systèmes d'information (DSI) et les directeurs achats.

Pour les DSI, l'externalisation permet de se concentrer sur la transformation digitale de l'entreprise et l'innovation technologique, tout en s’assurant que la flotte mobile est gérée de manière sécurisée et optimisée.
Pour les directeurs achats, elle simplifie la gestion des contrats et des coûts, en offrant une transparence totale sur les dépenses et les économies réalisées, tout en améliorant la négociation avec les opérateurs télécoms.

En définitive : l’externalisation de la gestion de la flotte mobile est une solution stratégique pour les entreprises souhaitant réduire leurs coûts, gagner en efficacité et se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Grâce à l'expertise des prestataires experts, les entreprises peuvent non seulement rationaliser leurs processus télécoms, mais aussi rester à la pointe des innovations technologiques.

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Neoditel est un cabinet conseil en télécoms depuis plus de 20 ans, ayant servi plus de 600 entreprises en France et à l’international.

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