FAQ - Externalisation de la gestion de la flotte de mobile

Vous vous posez des questions sur l’externalisation de la gestion de la flotte mobile ? Nous avons les réponses 😊

1. Qu'est-ce que l'externalisation de la gestion de la flotte mobile ?

L'externalisation de la gestion de la flotte mobile consiste à confier à un prestataire externe la gestion des abonnements mobiles, des contrats, des équipements (smartphones, tablettes) et des factures de téléphonie d'une entreprise. Ce prestataire s'occupe de l'optimisation des coûts, du suivi des consommations, du support aux utilisateurs, et des approvisionnements, permettant à l'entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.

2. Quels sont les avantages de l'externalisation pour mon entreprise ?

Réduction des coûts : Les experts en gestion télécom peuvent identifier et corriger des erreurs sur les factures, optimiser les abonnements et négocier de meilleures offres avec les opérateurs.
Gain de temps : Les équipes internes n’ont plus à gérer les tâches administratives liées à la téléphonie, libérant du temps pour des missions plus stratégiques.
Amélioration de la qualité de service : Le prestataire garantit des SLA (Service Level Agreements) et une assistance technique rapide pour résoudre les problèmes liés à la flotte.
Mise à jour technologique : Accès à des solutions innovantes comme la 5G, l'e-SIM et l'UCaaS, tout en assurant un suivi des tendances du marché.

3. Quels services sont inclus dans la gestion externalisée de la flotte mobile ?

Gestion des abonnements et contrats : Optimisation des offres et suivi des contrats avec les opérateurs.
Contrôle des factures : Vérification systématique des factures pour repérer les erreurs et identifier les opportunités de réduction des coûts.
Soutien aux utilisateurs : Support technique pour les employés, gestion des incidents et remplacement des équipements si nécessaire.
Logistique des terminaux : Commande, configuration et livraison des appareils (smartphones, tablettes) prêts à l'emploi.
Analyse et rapports : Reporting régulier sur les coûts, l'utilisation des ressources télécom et les gains réalisés.

4. Comment l'externalisation permet-elle de réduire les coûts ?

Les experts télécoms connaissent parfaitement les pratiques tarifaires des opérateurs et peuvent repérer des erreurs ou des doublons dans les factures. Ils optimisent également les abonnements pour éviter des frais inutiles et négocient des conditions plus avantageuses avec les fournisseurs de téléphonie. Le résultat est souvent une réduction significative des coûts de téléphonie mobile et fixe.

5. Comment se passe la transition vers l'externalisation ?

La transition débute par un audit détaillé de votre flotte télécom. Ensuite, le prestataire prend en charge l'ensemble de vos abonnements et équipements, tout en établissant des procédures pour la gestion quotidienne. Cette transition est généralement fluide et bien encadrée pour minimiser l'impact sur l'activité.

6. Comment l'externalisation garantit-elle une qualité de service élevée ?

Le prestataire s'engage à respecter des SLA (Service Level Agreements) définis au préalable, garantissant des temps de réponse rapides, une disponibilité maximale des services, et une assistance technique fiable. Ces engagements sont mesurés et suivis pour assurer la satisfaction des utilisateurs finaux.

7. Quelles entreprises bénéficient le plus de l'externalisation de la gestion de la flotte mobile ?

Les entreprises avec de grandes équipes mobiles (PME, ETI, grandes entreprises) et celles qui souhaitent rationaliser leurs processus, optimiser leurs coûts, et bénéficier d'un accompagnement technologique. Les secteurs tels que la logistique, la distribution, le BTP, et les services financiers sont particulièrement concernés.

8. La gestion de la sécurité des données est-elle incluse ?

Oui, les prestataires d'externalisation de flotte mobile incluent des solutions de sécurité (MDM - Mobile Device Management) pour garantir la protection des données professionnelles. Cela inclut la gestion des accès, le chiffrement des données, et la possibilité de bloquer ou d'effacer les appareils en cas de perte ou de vol.

9. L'externalisation est-elle adaptée pour une entreprise multi-sites ou internationale ?

Absolument. Les prestataires d'externalisation de flotte mobile gèrent des clients avec des opérations nationales et internationales, en adaptant les services et les abonnements aux besoins spécifiques de chaque site. Cela permet une gestion centralisée avec des coûts optimisés à l'échelle mondiale.

10. Comment choisir le bon prestataire d'externalisation ?

Voici quelques critères pour sélectionner le prestataire idéal :

Expérience et expertise dans la gestion de la flotte télécom et dans votre secteur d’activité.
Réputation et retours d’autres clients satisfaits.
Capacité à proposer des SLA solides garantissant une performance constante.
Solutions innovantes pour suivre l’évolution des technologies (5G, e-SIM, VoIP, etc.).
Flexibilité et adaptabilité à vos besoins spécifiques, ainsi qu'à vos futurs défis de croissance.

11. Quels sont les coûts liés à l'externalisation ?

Les coûts varient selon la taille de votre flotte, la complexité des services demandés et la structure de tarification du prestataire (forfait mensuel, pourcentage des économies réalisées, etc.). Cependant, les économies réalisées grâce à l'optimisation des coûts télécoms compensent souvent largement les frais d’externalisation.

12. Quels sont les risques de ne pas externaliser la gestion de la flotte mobile ?

Les entreprises qui gèrent leur flotte en interne risquent :

Des coûts élevés dus à un manque de suivi précis des abonnements et des erreurs non détectées dans les factures.
Un manque de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des difficultés à suivre les évolutions technologiques ou à offrir une assistance adéquate à leurs équipes mobiles.
Une perte de compétitivité par rapport à des entreprises mieux équipées et plus agiles.

Externaliser la gestion de la flotte mobile permet aux entreprises de gagner en efficacité, en sécurité et en maîtrise des coûts tout en bénéficiant d'une expertise de pointe. Si vous souhaitez en savoir plus ou démarrer ce processus, contactez-nous dès aujourd'hui.